Zoho Books

Apprivoisez les limites de Zoho Books avec ZSphere

Vous n’imaginez pas encore tout ce que Zoho Books peut vous offrir !

ZSBKSA1 & ZSBKSU1

Formation Zoho Books

Zoho Books est un logiciel de comptabilité en ligne qui gère tous les flux financiers entrants et sortants de l’entreprise (clients et fournisseurs), en lien avec les données issues des comptes bancaires. De la gestion des devis à la facturation, en passant par les ordres d’achat ou les bons de commande, c’est la solution idéale pour automatiser l’administration des ventes et organiser la relance des impayés.

ZSphere a choisi le logiciel Zoho Books pour sa grande simplicité d’utilisation : facile à configurer, il permet de facturer ses clients quasi-instantanément. Cette solution de gestion multi-devises, évolutive et personnalisable, offre une palette de rapports prêts à l’emploi pour bien piloter la trésorerie et suivre la TVA au mois le mois. Son intégration avec le reste de la plate-forme, en particulier le CRM, en fait un outil collaboratif disponible pour tous au service de la gestion en mode SaaS de l’entreprise.

En France, la solution Zoho Books n’offre pas encore toutes les fonctions d’une comptabilité, il ne produit pas les états de TVA, les bilans et comptes de résultat ni les liasses fiscales. Mais il peut récupérer les fichiers des écritures de vente et d’achat pour les intégrer dans des comptabilités de type Cegid ou Sage, ou dans le logiciel de traitement de comptabilité de votre expert-comptable.

Simplifiez votre facturation

Zoho Books a été conçu pour vous aider à gérer vos factures et leurs règlements , en toute simplicité grâce à un paramétrage réduit . Avec le logiciel Zoho Books, vous gagnez en efficacité à la fois sur le plan comptable et sur le plan de la trésorerie.

Concevez de belles factures à votre image

Créez de jolis modèles en un clic depuis la bibliothèque en y ajoutant votre logo et vos typos préférées pour bien identifier votre marque.

Faites-vous payer plus rapidement

Pour le règlement, proposez le choix à vos clients : virement, chèque ou paiement en ligne par carte de crédit , prélèvement ou via un compte Paypal, en euros ou en devises. Grâce au portail clients, ceux-ci accèdent facilement à toutes leurs factures, et peuvent les régler en un clic.

Automatisez vos relances

Planifiez plusieurs rappels automatiques mois/mois en fonction de l’âge de vos créances ;ainsi vos clients ne pourront plus oublier de payer leurs factures.

Mettez en place des abonnements

Créez une facturation récurrente pour tous vos clients réguliers avec paiement par carte de crédit, le logiciel Zoho Books s’occupe de tout pour vous, y compris de la relance des cartes obsolètes.

Définissez des processus d'approbation

Éliminez le risque d’erreur en organisant des processus d’approbation, deux contrôles valent mieux qu’un !

Gérez vos devis plus facilement

Ne passez plus des heures à préparer vos devis. Avec le logiciel Zoho Books, c’est l’affaire de quelques minutes. Et dès qu’ils sont validés, vous les facturez en un clic.

Chiffrez vos devis en toute simplicité

Créez vos devis à la volée en ajoutant un compte, des produits avec leur prix, depuis votre catalogue Zoho Books. Envoyez-les immédiatement, même depuis votre mobile.

Personnalisez les devis à votre marque

Choisissez votre modèle préféré dans la bibliothèque et mettez-le à vos couleurs. Le logiciel Zoho Books vous offre une grande liberté de conception.

Faites signer les devis sur le portail clients

Oubliez les activités de relance des devis signés. Grâce au portail clients, vos prospects peuvent accéder à leur compte, consulter les devis émis, les valider et échanger avec vous, le tout en temps réel.

Supervisez les négociations

Tenez-vous informés des remises et conditions accordées par les commerciaux, et suivez le statut des devis émis en temps réel. La solution Zoho Books vous notifie quand le client signe ou commente votre offre.

Convertissez en un clic vos devis acceptés en factures

Transformez vos devis en factures dès leur signature, et évitez de re-saisir deux fois les mêmes informations pour alimenter votre comptabilité.

Optimisez la gestion de vos dépenses

Suivez votre comptabilité fournisseurs pour connaître en temps réel le poids de vos achats afin de prendre les bonnes décisions. Avec le logiciel Zoho Books, vous gardez un œil en permanence sur vos dépenses.

Surveillez vos dépenses

Vous ne générerez pas de revenu sans dépenser et la croissance de votre entreprise va s’accompagner de celle des lignes de dépense dans votre comptabilité ! Zoho Books est le logiciel qui va centraliser toutes vos dépenses, les affecter en plan comptable et les catégoriser, en les re-facturant aux clients si nécessaire.

Repérez les dépenses récurrentes

Automatisez la prise en compte des dépenses périodiques en créant des profils qui vont générer l’écriture comptable dans le système le jour de chaque échéance, et regardez Zoho Books travailler pour vous.

Simplifiez la vie de votre comptable

Faites plaisir à votre comptable en associant les pièces justificatives aux factures d’achats ou aux notes de frais par un simple scan automatisé des pièces jointes associées à un mail ou une photographie de reçus prise depuis votre mobile. Fini les erreurs de saisie, et votre comptabilité stocke en Cloud tous les documents !

Fluidifiez vos achats

Créez, envoyez et gérez vos commandes d’achats dans votre logiciel Zoho Books. Avec les commandes ouvertes, vous laissez Zoho Books ajuster automatiquement le niveau de votre stock quand les marchandises sont livrées.

Enregistrez tous vos achats récurrents

Ne re-saisissez plus vos factures à chaque fois, créez des achats périodiques lorsqu’il y a récurrence (loyers, abonnements,…) et laissez le logiciel faire la saisie comptable à votre place.

Suivez tous les coûts associés

Associez tous les frais de livraison à vos factures.Ainsi la solution Zoho Books vous permet de calculer le coût global de vos marchandises et vous aide à définir le bon prix de vente.

Approuvez toutes vos factures

Mettez en oeuvre des processus d’approbation pour bien vérifier que les factures reçues sont en phase avec votre comptabilité. Eliminez les risques d’erreur et rassurez votre expert-comptable.

Associez les clients avec les produits

Associez les lignes de produits de votre commande d’achat au bon client et re-facturez les plus facilement.

Générez vos factures fournisseurs depuis les ordres d'achat

Dès qu’une commande fournisseur est adressée, un simple clic permet de la passer en comptabilité.

Connectez vos comptes bancaires

Dans une TPE ou une PME, que vous gériez un seul compte bancaire ou plusieurs, simplifiez vos tâches de rapprochement bancaire avec le logiciel Zoho Books et repérez les dépenses non comptabilisées.

Connectez ou importez vos relevés bancaires

Remontez vos transactions bancaires en toute sécurité pour réconcilier vos comptes comptables plus rapidement.

Prévoyez votre trésorerie

Affinez vos prévisions de trésorerie à partir des écarts repérés, en anticipant les mouvements récurrents et en analysant l’activité de l’entreprise.

Catégorisez vos transactions

On a vite fait d’oublier une transaction. Mettez en place des outils pour filtrer et catégoriser les transactions automatiquement, pour que rien ne vous échappe.

Accélérez le rapprochement bancaire

Identifiez les meilleures propositions de rapprochement pour vos écritures comptables, et gagnez un temps précieux.

Facturez en mode projet

Simplifiez la gestion de vos projets en offrant à vos équipes un outil de saisie des temps passés et d’enregistrement des dépenses de projets et générez la facturation automatiquement.

Traquez les temps passés

Ne perdez pas une minute du temps consommé facturable. Avec le logiciel Zoho Books vous pouvez soit reporter les temps passés sur un projet au jour le jour, soit chronométrer les tâches associées au projet.

Suivez plusieurs projets en même temps

Créez et contrôlez plusieurs projets en même temps, en choisissant pour chaque tâche et chaque employé à quel projet l’affecter.

Collaborez au sein de l'équipe avec les comptables

Définissez les droits d’accès de chaque membre de l’équipe. Avec Zoho Books, vous paramétrez facilement les autorisations en restreignant jusqu’à une simple saisie des temps.

Gérez vos dépenses de projets

Ne perdez plus de temps pour re-facturer les dépenses. Avec le logiciel Zoho Books, vous pouvez associer toutes les dépenses au bon projet au moment de la facturation, c’est plus simple et votre comptabilité est à jour.

Reportez vos temps même en déplacement

Si vous voyagez beaucoup, utilisez l’application mobile Zoho Books pour reporter vos heures de n’importe où, même avec une Apple Watch.

Optimisez la gestion de vos stocks

Suivez vos stocks en temps réel avec la solution Cloud Zoho Books et gérez vos approvisionnements.

Enregistrez toutes les informations sur vos produits

Organisez votre stock en consignant les informations vitales telles que les unités de gestion, des photos de produits, les informations de marché sur les fournisseurs potentiels, les coûts ou le niveau des stocks.

Evitez les ruptures

Suivez vos niveaux de stock dès l’arrivée des produits en activant le tracking général des stocks.

Planifiez vos ré-approvisionnements

Paramétrez le niveau de réappro de vos stocks et recevez des alertes avant d’atteindre les niveaux tampons. Si vous définissez le fournisseur concerné depuis votre compta, vous pourrez passer les commandes de ré-appro automatiquement depuis votre comptabilité.

Ajustez vos stocks

Sortez manuellement du stock les produits endommagés ou perdus dès que vous en avez connaissance pour affiner le niveau du stock dans votre comptabilité.

Restez informé avec les rapports adéquats

Mesurez votre stock en quantité et en valeur (selon la méthode FIFO) à tout moment.

Faites-vous payer en ligne

Collectez vos règlements en intégrant la solution de gestion commerciale Zoho Books avec les plate-formes de paiement les plus populaires en France auprès des TPEs et des PMEs et restez sereins.

Collectez sans peine

Pour votre ERP Zoho Books, faites le choix de la plate-forme de paiement la plus appropriée à votre clientèle et la plus économique pour votre entreprise et facilitez le règlement pour vos clients.

Gérez vos paiements récurrents

Pour vos abonnements, générez des factures qui seront prélevées automatiquement à la semaine, au mois ou à l’année le jour de votre choix.

Encaissez plus facilement

Simplifiez vos procédures de règlement en donnant accès à vos clients via un portail intégrant les paiements en ligne via Skype, GoCardless, Paypal…

Automatisez le lettrage de vos règlements

Plus besoin de saisir les règlements ; avec le paiement en ligne intégré dans le logiciel Zoho Books, les factures sont lettrées dès que le client a réglé !

Personnalisez vos reçus de paiement

Jouez sur l’habillage de vos reçus de paiement et profitez-en pour ajouter un commentaire sympathique pour remercier vos clients dès la validation du règlement.

Analysez vos encours

Consultez en temps réel les rapports de suivi de l’âge de vos créances pour mieux piloter vos relances et optimiser la trésorerie de l’entreprise.

Pilotez votre entreprise avec plus de 50 rapports prêts à l'emploi

Transformez vos données en informations exploitables avec Zoho Books. Cette solution de comptabilité en ligne vous offre en standard toute une palette de rapports et tableaux de bord sur les encours clients et fournisseurs, des états de stocks et des fonctionnalités budgétaires.

Réagissez au jour le jour grâce aux tableaux de bord

Dès la page d’accueil, un tableau de bord récapitulatif vous dit tout sur vos positions de trésorerie, depuis vos entrées et sorties de cash et vous permet de réagir en cas de prévision de découvert.

Prenez la bonne décision

N’attendez-plus la fin du mois pour consulter les rapports de gestion. Construisez avec Zoho Books votre compte de résultat, vos balances âgées et états de suivi de trésorerie, et descendez au niveau le plus fin du rapport général pour mieux comprendre votre comptabilité et revoir vos business plans.

Partagez le reporting avec vos équipes

Ajoutez des utilisateurs de votre organisation dans le logiciel Zoho Books pour partager tout ou partie des rapports de gestion, en protégeant les données de l’export. C’est vous qui décidez du niveau de confidentialité.

Planifiez vos rapports de gestion

Pour ne pas oublier de suivre les indicateurs de gestion de votre entreprise, planifiez l’envoi des rapports adéquats à la semaine, au mois ou au trimestre, vers les utilisateurs de votre choix avec une simple adresse e-mail. Zoho Books vous propose un planificateur de rapports de comptabilité très simple à activer.

Catégorisez vos données en utilisant des balises

Vous avez des centres de coûts ou des zones géographiques à contrôler ? Avec les balises de rapports de Zoho Books ajoutez des balises aux transactions ou aux produits concernés et produisez les rapports adhoc dans votre comptabilité.

Restez informé en mobilité

Quand vous vous déplacez ou pendant vos vacances, vous pouvez utiliser l’application mobile Zoho Books pour rester informé, où que vous soyez.

Conservez des traces d'audit

Rassurez votre expert-comptable et évitez toute tentative frauduleuse. Avec le tracking des connexions, et l’enregistrement horodaté de toutes les modifications apportées par les utilisateurs Zoho Books, vous pourrez retracer l’historique des vos factures, devis et paiements directement dans votre comptabilité.

Peaufinez vos analyses avec Zoho Analytics

Si les 50 rapports standards de la solution Zoho Books ne vous suffisent pas, activez l’intégration avec le logiciel Zoho Analytics, l’outil de Business Intelligence de Zoho, et construisez les tableaux croisés et requêtes de votre choix pour analyser les évolutions et les tendances.

Automatisez votre comptabilité

Réduisez les tâches parfois fastidieuses et chronophages dans vos services. Avec la solution Zoho Books, vous avez le choix d’automatiser certains processus pour gagner du temps.

Éliminez les tâches répétitives

Plus la peine de répéter les tâches qui peuvent s’automatiser. enregistrez une fois pour toutes les factures récurrentes et laissez travailler le logiciel de comptabilité à votre place pour générer et envoyer les prochaines échéances.

Relancez les mauvais payeurs automatiquement

Paramétrez des relances automatiques sur les factures impayées en fonction de leur niveau de retard. Les comptes mauvais payeurs n’auront plus d’excuse pour tarder à vous régler.