Vous utilisez Zoho CRM depuis un moment et il fait partie de votre quotidien. Mais avez-vous déjà pris le temps de vérifier s’il est toujours aussi efficace qu’au début ? Avec le temps, il est facile de laisser s’accumuler des champs inutiles, de ne plus suivre certaines automatisations, ou pire, d’avoir une base de données qui se remplit de doublons et d’informations obsolètes.
Un CRM, c’est un peu comme une machine bien huilée : si vous ne l’entretenez pas, il risque de ralentir et de perdre en efficacité. C’est là qu’intervient l’audit. Il permet de remettre de l’ordre, d’optimiser les processus et de s’assurer que votre Zoho CRM est toujours un véritable allié pour votre croissance et non une contrainte pour vos équipes.
Alors, par où commencer ? Suivez le guide.
Un bon ménage pour un CRM plus efficace
Quand on commence à utiliser un CRM, on a tendance à ajouter des champs pour tout et n’importe quoi, histoire d’être sûr de ne rien oublier. Résultat ? Quelques mois plus tard, on se retrouve avec une interface surchargée où les commerciaux passent plus de temps à chercher où entrer une info qu’à l’exploiter réellement.
Un bon audit commence donc par un grand ménage. Jetez un œil aux champs existants : lesquels sont vraiment utilisés ? Lesquels créent plus de confusion qu’autre chose ? Supprimez ceux qui sont inutiles, fusionnez les redondants et organisez votre CRM pour qu’il soit plus fluide et agréable à utiliser.
Imaginez un formulaire où il faut remplir 10 champs obligatoires avant même d’enregistrer un prospect. Ça donne envie ? Pas vraiment. Un CRM efficace, c’est un CRM clair, qui ne fait pas perdre de temps à ceux qui l’utilisent.
Des données propres, c’est la clé
Si votre base de données est pleine de fiches clients en double, d’e-mails erronés ou de contacts obsolètes, c’est un vrai problème. Ça fausse les statistiques, complique le travail des équipes commerciales et crée de la confusion.
Pensez donc à :
- Rechercher et fusionner les doublons. Rien de pire qu’un commercial qui appelle deux fois la même personne parce que son nom apparaît sous deux fiches différentes.
- Vérifier les informations essentielles : une fiche client sans numéro de téléphone ou sans adresse e-mail exploitable, c’est une fiche qui ne sert à rien.
- Nettoyer régulièrement les prospects inactifs. Un contact qui n’a pas interagi depuis deux ans a peu de chances de se transformer en client.
En prenant le temps de faire ce tri, vous permettez à vos équipes de travailler sur des données fiables et pertinentes. Moins de temps perdu, plus d’efficacité.
Répartir les accès intelligemment
Tout le monde dans l’entreprise n’a pas besoin de voir tout ce qui se passe dans le CRM. Si le marketing peut accéder aux devis et que les commerciaux peuvent modifier les pipelines comptables, il y a sans doute un souci d’organisation.
Zoho CRM permet d’attribuer des rôles et des permissions précises. C’est le moment de revoir qui peut faire quoi :
- Est-ce que chaque équipe a accès aux bonnes informations sans être noyée sous des données inutiles ?
- Est-ce que certaines données sensibles sont protégées pour éviter toute modification accidentelle ?
Un bon paramétrage des accès permet d’améliorer la productivité en évitant que chacun navigue dans un CRM surchargé d’infos qui ne le concernent pas.
Automatisez ce qui peut l’être
L’un des gros avantages d’un CRM, c’est d’éviter aux équipes de perdre du temps sur des tâches répétitives. Mais si vous n’avez pas mis en place des automatisations adaptées, votre CRM ne joue pas pleinement son rôle.
Voici quelques actions simples à automatiser pour gagner du temps :
- Attribuer les leads aux bons commerciaux en fonction de leur zone ou de leur spécialité.
- Envoyer automatiquement des relances après un premier contact ou un devis resté sans réponse.
- Créer des tâches et rappels pour ne jamais oublier un suivi client.
Un bon CRM, c’est un CRM qui travaille pour vous, pas l’inverse. Prenez donc le temps d’optimiser ces fonctionnalités pour éviter que votre équipe ne passe trop de temps sur des tâches qu’un logiciel peut gérer en un clic.
Former les équipes : un CRM performant, c’est aussi une question d’humain
Un Zoho CRM parfaitement optimisé ne servira à rien si personne ne sait l’utiliser correctement. L’audit est donc aussi l’occasion de vérifier comment les équipes s’en servent et si des formations sont nécessaires.
On voit souvent des utilisateurs qui passent à côté de fonctionnalités hyper pratiques, tout simplement parce qu’ils n’ont jamais été formés. Organiser des formations régulières ou mettre à disposition des guides peut faire une énorme différence en termes d’efficacité.
Si vous remarquez que certains membres de l’équipe utilisent encore des tableaux Excel à côté du CRM, c’est un signe clair qu’ils ne sont pas encore à l’aise avec l’outil. Un petit accompagnement peut suffire à changer la donne.
Et après l’audit ? Suivez les résultats et ajustez
Un audit n’a de sens que si vous tirez des conclusions et mettez en place des améliorations concrètes. Une fois que vous avez nettoyé votre CRM, optimisé les automatisations et formé vos équipes, prenez un moment pour observer les résultats.
Zoho CRM propose des tableaux de bord et des rapports détaillés : servez-vous-en pour suivre l’évolution des performances et voir si les ajustements portent leurs fruits. Posez-vous les bonnes questions :
- Les leads sont-ils mieux traités qu’avant ?
- Les commerciaux gagnent-ils du temps dans leur gestion quotidienne ?
- Les nouvelles automatisations sont-elles utilisées efficacement ?
Un CRM évolue avec votre entreprise, il est donc essentiel de refaire ce travail régulièrement.
Un CRM optimisé, c’est une entreprise plus performante
Faire un audit de Zoho CRM, ce n’est pas juste un exercice technique, c’est une vraie opportunité d’améliorer le fonctionnement de votre entreprise. Un CRM bien configuré permet à vos équipes de mieux travailler, de gagner du temps et de convertir plus efficacement.
Si vous avez besoin d’un accompagnement pour optimiser votre CRM et en tirer le meilleur, l’équipe de Zsphere est là pour vous aider. Parce qu’un Zoho CRM bien utilisé, c’est un levier de croissance puissant pour votre entreprise.
Et vous, à quand remonte le dernier audit de votre CRM !
