Optimisez vos évènements Zoho Backstage avec ZSphere
Chez ZSphere, tous nos évènements sont gérés dans Zoho Backstage. Avant de le déployer pour nos clients, nous l’avons utilisé pour organiser nos ZohoSessions@ZSphere et enregistrer les participants. C’est cette expérience concrète de Zoho qui va aider nos consultants à vous conseiller les bonnes pratiques.
Vous n’imaginez pas encore tout ce que Zoho Backstage peut vous offrir !
Zoho Backstage
Zoho Backstage est un outil de création et de gestion d’événements. Sur une même plateforme, vous créez un mini site Web pour votre événement, où vous gérez en amont la vente ou la réservation de vos billets et communiquez avec les participants, et où pendant l’événement, vous pouvez interagir.
ZSphere a choisi Zoho Backstage pour sa simplicité de mise en place et son interface intuitive ; en quelques clics votre mini site est créé. De plus l’outil s’intègre au CRM en bi-directionnel, et toutes les informations nécessaires remontent dans Zoho CRM automatiquement. Depuis le CRM, vous pouvez inviter vos contacts ou vos collaborateurs en tant que participants à l’événement. Zoho Backstage remonte également des rapports, tels que les billets vendus ou encore le nombre de participants.
Suivez la performance de vos vendeurs en temps réel
Créez et organisez tous vos événements dans un seul portail et organisez-les sous forme de catalogue pour partager le travail avec vos collaborateurs et mieux gérer les tâches de chacun.
Avec Zoho Backstage, chaque événement peut-être associé à un portail afin qu’il soit associé à une marque de votre choix.
Répartissez le travail de vos collaborateurs en leur donnant accès aux portails, et gagnez en efficacité dans toutes vos actions de communication événementielle.
Créez le mini-site de votre événement en quelques clics
Grâce à une interface intuitive, concevez votre site Web d’évènement en quelques minutes. Zoho Backstage vous offre plusieurs modèles déjà prêts à l’emploi avec des fonctionnalités personnalisables, comme votre page d’accueil qui doit refléter votre identité : ajoutez-y vos images de l’événement !
Proposez à vos invités l’itinéraire pour accéder à votre événement ou encore les hôtels à proximité, avec l’intégration d’un plan Google Maps.
Associez un nom de domaine personnalisé et sécurisez-le avec une certification SSL.
Votre mini-site Web sera attractif, informatif et responsive sur ordinateur, mobile et tablette. Vous pouvez même traduire ce site en plusieurs langues.
Gérez la billetterie et les inscriptions
Avec Zoho Backstage, gérez votre événement de A à Z, de l’invitation au suivi, et intégrez la gestion de votre billetterie en branchant au choix Eventbrite ou l‘outil de paiement en ligne, Zoho Checkout. Synchronisez-les et le logiciel Zoho Backstage s’occupe du reste !
Créez des offres payantes ou gratuites et mettez-les en ligne sur le site Web de votre événement. Vous pouvez aussi inclure des réductions sous forme de codes pour vos clients les plus fidèles.
Mettez-en ligne l'agenda de l'évènement et faites-le évoluer
Créez l’agenda détaillé de l’évènement en mode dynamique, et donnez accès aux participants pour qu’ils sélectionnent leur programme en indiquant leurs préférences directement depuis l’application Zoho Backstage.
Organisez vos sessions en mode glisser-déposer en indiquant les intervenants et les invités éventuels. Personnalisez le profil des intervenants avec leur domaine d’activité, l’adresse mail, etc. Indiquez le lieu de la session (salle 1, salle 2, etc.) pour que les participants s’organisent en amont de l’événement.
Favorisez l'engagement du public
Informez vos participants tout au long de l’événement, que ce soit en amont, pendant ou après la manifestation, grâce aux forums de discussion, aux campagnes e-mailing ou encore aux annonces pendant l’événement.
Avec Zoho Backstage faites interagir les participants avec vos intervenants pendant les sessions sous forme de questions/réponses ou de mentions “j’aime” sur les présentations.
Utilisez les annonces pour alerter les participants sur d’éventuels changements pendant l’événement: ils recevront l’information sous forme de notification.
Mesurez l'audience en temps réel
Grâce aux tickets vendus, à l’engagement des participants pendant les sessions, ou encore aux commentaires laissés pendant les présentations, repérez les points positifs et les pistes d’amélioration pour vos événements à venir.
Grâce à Zoho Backstage vous évaluez votre événement avec des graphiques et des statistiques en temps réel pour mieux comprendre les retombées.
Gérez vos sponsors
Pour financer votre évènement, recrutez et gérez vos sponsors en vous appuyant sur le logiciel Zoho Backstage. Offrez aux marques intéressées par votre audience de la visibilité sur le site Web de votre événement.
Proposez des formulaires en ligne pour que vos sponsors puissent postuler et recevez une notification en temps réel. Quand vous les sélectionnez, affichez leur marque sur le site Web de votre évènement.
Faites interagir vos participants
Grâce à l’application mobile Zoho Backstage, disponible sur Android et Apple Store, donnez la possibilité à vos participants de réagir aux interventions à chaud et permettez leur d’être alertés en temps réel des heures et lieux des sessions qu’ils auront préalablement sélectionnées dans leurs préférences.
L’application leur permettra également de participer aux discussions sur les forums ou encore de réagir en direct sur les présentations.
Côté organisateurs, l’appli mobile permet aussi d’enregistrer les arrivées des participants : plus besoin de feuille d’émargement papier( ! )… ou d’indiquer les changements de programme de dernière minute.
