Tirez parti de Zoho Projects avec ZSphere
Chez ZSphere, on a choisi d’utiliser Zoho Projects pour planifier et superviser les projets de nos clients. Avant de le mettre en oeuvre chez eux, nous avons choisi de l’utiliser au quotidien, et ce depuis de nombreuses années. C’est cette expérience concrète de Zoho qui va aider nos consultants à former vos équipes aux bonnes pratiques pour leurs projets.
Vous n’imaginez pas encore tout ce que Zoho Project peut vous offrir !
Zoho Projects
Décomposez vos projets en tâches
Vous le savez sans doute déjà, la première des missions du chef de projet est de découper son projet en tâches pour distribuer le travail au sein de l’équipe projet. Il va définir des dates de début et de fin à chaque niveau de tâche pour bien tenir le délai.
Définissez les dépendances entre vos tâches de projet pour mieux contrôler l’exécution de celles-ci et maîtriser vos délais. Zoho Projects vous apporte la solution en affichant les dépendances sur un diagramme de Gantt ou dans une vue dédiée.
Si vous préférez des représentations plus visuelles, les vues Kanban vont vous plaire : les tâches y sont représentées sous forme de cartes dans des colonnes en fonction du pourcentage de réalisation, du niveau de priorité ou de la logique d’enchaînement, et vous les déplacez par simple glisser/déposer. Vous pouvez aussi visualiser votre projet sur un simple calendrier où des couleurs vous aident à différencier les réunions de projet des tâches et jalons.
Faites rentrer les réseaux sociaux dans vos projets
Quoi de mieux que les médias sociaux pour une bonne collaboration au sein d’un groupe ? Zoho Projects a repensé la gestion de projets collaboratifs en tirant parti des fonctions sociales les plus utiles : publication de commentaires, @mentions et discussions sont présents à tous les niveaux (jalons, tâches événements). Laissez chaque utilisateur créer son profil, et consultez votre flux d’activités pour rester informés.
Vous avez une question ou une idée à soumettre à l’équipe projet ? Publiez-la dans le flux du projet et lancez la discussion sans organiser la moindre réunion ! Chacun pourra contribuer à son niveau et la prise de décision sera facilitée.
Approfondissez vos discussions et développez vos idées grâce aux forums embarqués dans l’outil Zoho Projects. Classez les différents sujets dans des dossiers et faites gagner du temps à toute l’équipe.
Stockez toutes les informations nécessaires à l’exécution de votre projet pour aider les nouveaux arrivants à se mettre au diapason du projet à la source.
Communiquez en instantané via des groupes de discussion publics ou privés avec seulement quelques membres de l’équipe ou discutez en tête-à-tête. Tous les tchats seront archivés.
Appuyez-vous sur des graphiques et rapports pertinents
Suivez l’avancement de vos projets avec les bons outils et détectez les goulots d’étranglement au plus tôt pour réagir à temps avant que le projet ne dérape côté délai ou budget.
Identifiez qui dans l’équipe a des disponibilités, quels sont vos collaborateurs en sur-charge et les plannings trop serrés donc à risque, et optimisez l’utilisation de vos ressources à tout moment en sécurisant vos projets.
Avec l’outil Zoho Projects, toutes les données sont synchronisées dans l’outil de Business Intelligence de Zoho qui fournit en standard plus de cinquante rapports d’activité sur le projet pour vous aider à mieux comprendre vos projets avec des outils intuitifs. Et vous avez toute liberté de concevoir tout autre rapport ou tableau de bord de management.
Reportez vos temps passés comme vous préférez
Avec le logiciel Zoho Projects, vous disposez de plusieurs outils pour faire reporter les temps passés à vos équipes et vous aider à respecter le calendrier de projet, à coordonner le travail et à comptabiliser chaque heure passée sur le projet pour analyser la rentabilité générée.
Avec l’intégration native du logiciel de gestion de projets Zoho Projects dans Zoho Invoice et Zoho Books, générez vos factures clients à partir des feuilles de temps en quelques clics : plus besoin de tout re-saisir !
Validez vos estimations de temps par tâche pour mieux anticiper la planification des prochains projets en comparant le temps reporté avec le temps prévu, et détectez les collaborateurs les plus productifs.
Synchronisez votre calendrier de projet Zoho Projects avec d’autres calendriers tiers comme iCalendar, Google Calendar, MS Outlook ou Zoho People pour mettre à jour les congés validés de vos équipes.
Prenez en charge les bugs et résolvez-les
Avec l’outil Bug Tracker embarqué dans le logiciel Zoho Projects, organisez les bugs rencontrés lors de vos développements en fonction de leur gravité ou de leur délai de résolution et automatisez des notifications pour rester informé de la résolution.
Déclenchez l’envoi de notifications par e-mail pour informer votre équipe projet des événements survenus sur le projet comme la création, l’attribution ou la résolution d’un problème. Configurez des règles de mise à jour sur les bugs, notifiez des applications tierces avec des webhooks et développez des fonctions personnalisées DeLuge au besoin.
Veillez à ce que vos contrats soit bien respectés en mettant en place vos niveaux de SLAs (Services Level Agreement) et en gérant les escalades pour ré-affecter les problèmes non résolus dans le délai négocié vers une équipe plus expérimentée.
